Ochrona danych osobowych

Informacja na temat realizacji praw osób fizycznych

W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Przez Zakład Usług Komunalnych Spółka z o.o. w Świdwinie
(dalej zwany: ZUK Sp. z o.o.)

Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane zgodnie rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwane powszechnie RODO.

RODO chroni podstawowe prawa i wolności osób fizycznych, w szczególności ich prawo do ochrony danych osobowych.

Pani/Pana prawa, jako osoby której dane dotyczą, wynikają z RODO, a niniejszy dokument ma na celu zapoznanie Panią/Pana z tymi prawami oraz ze sposobem ich realizacji przez ZUK Sp z o.o.

Na treść niniejszego dokumentu składają się następujące zagadnienia:

1. Wyjaśnienie treści definicji, które pomogą Pani/Panu we właściwej interpretacji zapisów niniejszego dokumentu;
2. Wskazanie Pani/Panu praw jakie przysługują na mocy RODO wraz z ich krótką charakterystyką;
3. Opis zasad realizacji przez praw wynikających z  RODO (terminy, sposób realizacji).

Ad. 1 Wyjaśnienie treści definicji

W celu właściwej interpretacji informacji zawartych w niniejszym dokumencie prosimy o zapoznanie się z podstawowymi definicjami pojęć:

• administrator – to ZUK Sp. z o.o. reprezentowana przez Prezesa Zarządu, która decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z definicją z art. 4 pkt 7 RODO – to osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania,
• dane osobowe – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 1 RODO wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,
  w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny,
  dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
• osoba, której dane dotyczą – to właśnie Pani/Pan w sytuacji, gdy ZUK Sp. z o.o. realizuje zadania z wykorzystaniem Państwa danych osobowych, to również Pani/Pan jako pracownik ZUK  Sp. z o.o., osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilno-prawnej, osoba odbywająca staż, czy praktykę;
• podmiot przetwarzający – to zgodnie z definicją z art. 4 pkt 8 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu administratora.
• ZUK Sp. z o.o. będzie miała status podmiotu przetwarzającego w sytuacji, gdy inny administrator, powierzy mu na podstawie umowy/porozumienia przetwarzanie w jego imieniu danych osobowych. Szczegółowe kwestie związane z powierzeniem przetwarzania danych osobowych zostały uregulowane w art. 28 RODO.
• inspektor ochrony danych – to osoba fizyczna wyznaczona przez ZUK  Sp. z o.o., z którą może się Pani/Pan skontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących na mocy RODO i opisanych w niniejszym dokumencie.
• przetwarzanie – zgodnie z definicją z art. 4 pkt 2 RODO oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
• zasady przetwarzania danych osobowych – to zasady określone w art. 5 i art. 25 RODO, które stosuje ZUK  Sp. z o.o. przetwarzając Pani/Pana dane osobowe:
  • zgodności z prawem,
  • rzetelności i przejrzystości,
  • zasada ograniczenia celu przetwarzania,
  • minimalizacji danych,
  • prawidłowości danych,
  • ograniczenia przechowywania,
  • integralności i poufności,
  • zasada rozliczalności,
  • zasada ochrony danych w fazie projektowania i zasada domyślnej ochrony danych.
• odbiorca – to zgodnie z art. 4 pkt 9 RODO osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią. Organy publiczne, które mogą otrzymywać dane osobowe w ramach konkretnego postępowania zgodnie z prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, nie są jednak uznawane za odbiorców (przetwarzanie tych danych przez te organy publiczne musi być zgodne z przepisami o ochronie danych mającymi zastosowanie stosownie do celów przetwarzania),
• organ nadzorczy – to zgodnie z art. 4 pkt 21 RODO niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 RODO. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• państwo trzecie – państwo nie będące członkiem Unii Europejskiej oraz nie należące
  do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG obejmuje państwa należące do UE oraz Norwegię, Islandię i Lichtenstein),
• profilowanie – zgodnie z art. 4 pkt 4 RODO oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

 Ad. 2 Prawa jakie przysługują Pani/Panu na mocy RODO:

1.  Prawo do informacji na temat przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w ZUK Sp. z o.o.:

• w zakresie wynikającym z art. 13 RODO – w sytuacji kiedy to Pani/Pan przekazuje nam swoje dane osobowe:
• pracownicy ZUK  Sp. z o.o. przekazują Pani/Panu informacje zawarte w art. 13 ust. 1 i 2 RODO w momencie zbierania danych osobowych lub przy okazji odpowiedzi na Pani/Pana korespondencję, która wpłynęła do ZUK  Sp. z o.o. Informacje te nie są przekazywane w sytuacji, gdy nimi już Pani/Pan dysponuje;
• w zakresie wynikającym z art. 14 RODO – kiedy Pani/Pana dane osobowe trafiają do ZUK  Sp. z o. o. z innych źródeł (np. od innych administratorów):

Informacje, o których mowa w art. 14 ust. 1 i 2 RODO muszą być Pani/Panu przekazane:

• w rozsądnym terminie po uzyskaniu Pani/Pana danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca,
• albo jeżeli dane osobowe mają być stosowane do komunikacji z Panią/Panem – najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji,
• albo jeżeli Pani/Pana dane osobowe mają być ujawnione innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu,
• informacje z art. 14 ust. 1 i 2 RODO nie są przekazywane, gdy już nimi Pani/Pan dysponuje oraz w innych przypadkach wskazanych w art. 14 ust. 5 RODO (w szczególności gdy pozyskiwanie  lub ujawnianie Pani/Pana danych osobowych jest wyraźnie uregulowane przepisem prawa),

2. Prawa realizowane na Pani/Pana wniosek (art. 15-21 RODO):

• prawo dostępu do Pani/Pana danych osobowych (art. 15 RODO):

Polega na tym, iż może Pani/Pan wystąpić do ZUK  Sp. z o.o. z pytaniem, czy ZUK  Sp. z o.o. przetwarza Pani /Pana dane osobowe i w jakim zakresie. Może Pani/Pan uzyskać informacje w zakresie wynikającym z art. 15 ust. 1-3 RODO (m. in. na temat: jaki jest cel przetwarzania i okres przechowywania danych osobowych, jakie dane osobowe są przetwarzane, kim są odbiorcy danych osobowych, informacje o przysługujących prawach).

Oprócz informacji, o których mowa powyżej, mogą też Państwo otrzymać kopię danych osobowych, we wskazanym przez siebie formacie, np. jeżeli Pani/Pan zwraca się o kopie danych drogą elektroniczną, to również drogą elektroniczną otrzyma Pani/Pan odpowiedź, chyba że we wniosku wskaże nam Pani/Pan format jakiego oczekuje.

Prawo do uzyskania kopii danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób, których dane dotyczą.

3. Prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (art. 16 RODO):

Prawo to polega na tym, że może Pani/Pan wystąpić do ZUK  Sp. z o.o. o sprostowanie swoich danych osobowych lub ich uzupełnienie, z tym zastrzeżeniem, że wszelkie aktualizacje danych muszą być ograniczone celem ich przetwarzania, np. nie może Pani/Pan żądać uzupełnienia o dane, które byłyby niezgodne z celem przetwarzania.

4. Prawo do usunięcia Pani/Pana danych, tzw. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO):

W ramach tego prawa może Pani/Pan żądać niezwłocznego usunięcia swoich danych osobowych, jeśli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 ust. 1 RODO.

Art. 17 ust. 3 RODO przewiduje również okoliczności, kiedy prawo do usunięcia danych nie będzie mogło być zrealizowane (i tak co do zasady ZUK  Sp. z o.o. nie będzie mogła usunąć Pani/Pana danych osobowych z uwagi, iż w większości przypadków podstawą prawną ich przetwarzania są przepisy prawa, z których wynika m.in. obowiązek przechowywania dokumentacji (archiwizacji) przez okres wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

5. Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO):

Prawo to polega na konieczności ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania. Może Pani/Pan skorzystać z tego prawa tylko w ściśle określonych przypadkach wskazanych w art. 18 ust. 1 RODO, tj:

• kwestionuje Pani/Pan prawidłowość swoich danych osobowych,
• sprzeciwia się Pani/Pan usunięciu danych osobowych, których przetwarzanie jest niezgodne z prawem,
• ZUK  Sp. z o.o. nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne Pani/Panu do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń,
• wniosła Pani/Pan sprzeciw na mocy art. 21 ust. 1 RODO,

Przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania ZUK  Sp. z o.o. przekaże Pani/Panu informacje w tym zakresie.

6. Prawo do bycia poinformowanym o sprostowaniu lub usunięciu danych lub o ograniczeniu przetwarzania (art. 19 RODO):

jeżeli ZUK  Sp. z o.o. zrealizuje Pani/Pana prawo do:

• sprostowania nieprawidłowych danych,
• uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych w ramach prawa do bycia zapomnianym,
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych

to poinformuje każdego odbiorcę, któremu ujawnił dane osobowe o dokonanej zmianie, chyba, że okaże się to niemożliwe lub będzie wymagać niewspółmiernie dużego wysiłku.
ZUK  Sp. z o.o. poinformuje Panią/Pana o tych odbiorcach na Pani/Pana wniosek.

7. Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO):

Z prawa do przenoszenia danych może Pani/Pan skorzystać jeżeli przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się:

• na podstawie Pani/Pana zgody lub w celu wykonania zawartej umowy,
• oraz w sposób zautomatyzowany (nie obejmuje danych przetwarzanych w postaci papierowej).

W ramach tego prawa może Pani/Pan zażądać, by dane osobowe (które zostały przez Panią/Pana dostarczone) zostały przesłane przez ZUK  Sp. z o.o. bezpośrednio innemu administratorowi, jeżeli jest to technicznie możliwe.

Realizacja w ZUK  Sp. z o.o. tego prawa będzie ograniczona do nielicznych przypadków, z uwagi na podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w ZUK  Sp. z o.o. (czyli głównie przetwarzanie niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na ZUK  Sp. z o.o., które nie daje Pani/Panu możliwości do skorzystania z prawa do przenoszenia danych).

8. Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO):

W ZUK  Sp. z o.o. prawo to będzie realizowane w nielicznych sytuacjach z uwagi na okoliczności uprawniające Panią/Pana do korzystania z tego prawa wynikające z art. 21 ust. 1 i 2 RODO.

Skutkiem wniesienia sprzeciwu jest zakaz dalszego przetwarzania danych osobowych, chyba że administrator wykaże, że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec Pani/Pana interesów, praw i wolności.

9. ZUK Sp. z o.o. nie podejmuje wobec Pani/Pana decyzji wywołujących dla Pani/Pana określone skutki prawne lub w inny istotny sposób na Panią/Pana wpływające, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu Pani/Pana danych osobowych, w tym profilowaniu (art. 22 RODO).

Podczas realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z art. 13 i art. 14 RODO ZUK  Sp. z o.o. jest zobligowana przekazać Pani/Panu informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu oraz o zasadach ich podejmowania, znaczeniu i konsekwencjach dla Pani/Pana, jeżeli takie przetwarzanie ma miejsce.

10. Ma Pani/Pan również prawo do bycia poinformowanym o naruszeniu ochrony danych osobowych (art. 34 RODO)

Prawo to jest realizowane z inicjatywy ZUK  Sp. z o.o. w sytuacji, gdy w ZUK  Sp. z o.o. doszło do naruszenia ochrony danych osobowych, które może powodować wysokie ryzyko naruszenia Pani/Pana praw lub wolności.

ZUK  Sp. z o.o. przekazuje Pani/Panu informacje wskazane w art. 34 ust. 2 RODO:

• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych,
• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony Pani/Pana danych osobowych,
• opis zastosowanych lub proponowanych przez ZUK  Sp. z o.o. środków, w celu zaradzenia naruszeniom ochrony danych,
• Art. 34 ust. 3 RODO wskazuje okoliczności, kiedy ZUK  Sp. z o.o. jest zwolniona z zawiadamiania Pani/Pana o zaistniałej sytuacji.

Ad. 3 Ogólne zasady realizacji Pani/Pana praw z RODO w ZUK  Sp. z o.o.:

Sposoby komunikacji w sprawie wniosków z art. 15-21 RODO

1. Jeżeli chce Pani/Pan skorzystać z uprawnień wskazach w art. 15-21 RODO prosimy o zastosowanie się do jednego ze sposobów komunikowania się określonego poniżej, ponieważ ZUK Sp. z o.o. jest zobowiązana zapewnić, aby Pani/Pana dane osobowe nie zostały ujawnione osobom nieupoważnionym.

Zatem może Pani/Pan składać żądania wynikające z art. 15-21 RODO wybierając jedną z poniżej wskazanych dróg komunikacji:

•  w sposób tradycyjny – składa Pani/Pan pismo/wniosek podpisany własnoręcznie w sposób czytelny, osobiście w sekretariacie ZUK  Sp. z o.o. lub przesyła go za pośrednictwem operatora pocztowego na adres siedziby ZUK  Sp. z o.o.
• elektronicznie – przesyła Pani/Pan wniosek elektronicznie: z użyciem podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego na adres: sekretariat@zuk-swidwin.com.pl

Jeżeli wniosek wpłynie „zwykłym mailem” poprosimy Panią/Pana do złożenia wniosku w sposób opisany w niniejszym dokumencie.

• ustnie – może złożyć Pani/Pan swoje żądanie bezpośrednio Inspektorowi Ochrony Danych lub innemu pracownikowi ZUK  Sp. z o.o., który poprosi Panią/Pana – w celu weryfikacji Pani/Pana tożsamości – o okazanie np. dowodu osobistego. Pracownik spisze treść Pani/Pana żądania w formie notatki służbowej, którą Pani/Pan również podpisze.

Aby nie dopuścić do naruszenia Pani/Pana praw lub wolności spowodowanej naruszeniem bezpieczeństwa Pani/Pana danych osobowych informujemy, że nie będziemy realizować żadnych Pani/Pana uprawnień wynikających z art. 15-21 RODO w rozmowie telefonicznej.

Jeżeli ZUK Sp. z o.o. będzie miała uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej wniosek z zakresu art. 15-21 RODO, może zażądać dodatkowych informacji ułatwiających identyfikację wnioskodawcy.

Może Pani/Pan złożyć wniosek wykorzystując wzór formularza umieszczonego na stronie internetowej.

Sposób i terminy realizacji praw z art. 15-21 RODO
 

1. Rozpatrując Pani/Pana żądanie z art. 15-21 RODO ZUK Sp. z o.o. zobligowana jest udzielać Pani/Panu wszelkich informacji na zasadach i w terminach określonych w art. 12 RODO.
2. ZUK Sp. z o.o. bez zbędnej zwłoki, ale nie dłużej niż w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, udziela Pani/Panu informacji o działaniach podjętych w związku z żądaniem, czyli:

• ZUK  Sp. z o.o. realizuje wniosek zgodnie z Pani/Pana żądaniem,
• albo informuje Panią/Pana o konieczności wydłużenia terminu realizacji jej wniosku o kolejne dwa miesiące z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań (ZUK  Sp. z o.o. podaje przyczynę opóźnienia),
• albo odmawia realizacji wniosku i informuje Panią/Pana:
• o powodach niepodjęcia działań,
• o możliwości wniesienia przez Panią/Pana skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
• o możliwości skorzystania przez Panią/Pana ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Opłaty

Co do zasady informacje podawane Pani/Panu przez ZUK  Sp. z o.o. na mocy art. 13 i art. 14 RODO oraz komunikacja i działania podejmowane przez ZUK  Sp. z o.o. na mocy art. 15-21 i art. 34 RODO są wolne od opłat.

Jeżeli okaże się, że Pani/Pana żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, ZUK  Sp. z o.o. może:

• pobrać od Pani/Pana rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielania informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań albo
• odmówić podjęcia działań w związku z Pani/Pana żądaniem. Obowiązek wykazania, że żądanie ma ewidentnie nieuzasadniony lub nadmierny charakter spoczywa na ZUK  Sp. z o.o.

W Zakładzie Usług Komunalnych sp. z o. o. w Świdwinie funkcję Inspektora ochrony danych (IOD) pełni Grzegorz Dżuga, z którym może się Pani/Pan skontaktować drogą elektroniczną pod adresem iod@zuk-swidwin.com.pl.